Damit die eigene Hochzeit der schönste Tag im Leben wird, überlassen Brautpaare bei der Planung nichts dem Zufall. Als Hochzeits-DJ in Zürich und Umgebung habe ich die Ehre, immer wieder tolle Hochzeitsfeiern mitgestalten zu dürfen und so Einblicke in die Arbeit der Planungs-Teams zu bekommen. Dabei konnte ich schon einige gute Ideen sehen, die ich euch in diesem Beitrag als „Tipps fürs Brautpaar“ gesammelt und zusammengestellt habe.
Zeitplanung und Organisation
Wenn ihr eure Hochzeit von vornherein gut organisiert, vermeidet ihr am Tag selbst viel Stress. Zu den Dingen, die ihr bei der Planung berücksichtigen solltet, zählen:
- frühzeitige Organisation: Startet die Planung so früh wie möglich, idealerweise 12 bis 18 Monate vor dem grossen Tag, um Stress zu vermeiden und bessere Chancen auf eure Wunschdienstleister und -orte zu haben. Erstellt eine Prioritätenliste, um die wichtigsten Aspekte der Hochzeit nicht aus den Augen zu verlieren.
- Hochzeitsplan: Oft habe ich gesehen, wie Brautpaare von der Erstellung eines detaillierten Hochzeitsplans profitiert haben. Der Plan kann einfach die Form einer Checkliste haben, ergänzt z. B. durch einen mit allen Beteiligten geteilten Terminkalender. Es gibt auch nützliche Apps für die Vorbereitung, die dabei helfen, die Übersicht zu behalten.
- realistische Budgetplanung: Schätzt die Gesamtkosten für die für euch unverzichtbare Elemente wie Ort, Catering und Unterhaltung. Setzt euch dann mit euren Finanzen auseinander und entscheidet, wie viel ihr wirklich ausgeben könnt und wollt. Legt auch ein wenig Geld zur Seite, um eventuelle unvorhergesehene Ausgaben zu begleichen. Eine gute Budgetplanung trägt viel dazu bei, dass das Brautpaar den grossen Tag unbeschwert geniessen kann. Was euch ein professioneller Hochzeits-DJ Kosten wird, habe ich detailliert auf meiner Seite für DJ-Preise und Hochzeits-Kosten beschrieben.
- Auswahl der Location: Hier gibt es ein paar Faktoren, die ihr bei der Auswahl unbedingt berücksichtigen solltet, wie z. B.: Grösse, Verfügbare Räume, Platzverhältnisse, technische Ausstattung, Barrierefreiheit, Nachbarschaft, Curfew, saisonale Flexibilität, Kinderspielplatz, Catering-Optionen u. a. Macht euch dann unbedingt auch vor Ort ein Bild, damit der Ort zu euch und eurer Feier passt. (In meinem Blog findet ihr auch eine Übersicht mit den schönsten Hochzeitslocations in Zürich.)
Rund um die Gäste: Einladung, Sitzordnung und Co.
Für ein gelungenes Hochzeitsfest und gute Stimmung ist es ganz entscheidend, dass die Gäste sich wohlfühlen! Das richtige „Gäste-Management“ kann hier einen guten Beitrag leisten. Auch dazu habe ich ein paar Tipps für euch als Brautpaar, damit ihr euren Gästen die perfekte Atmosphäre schaffen könnt.
Einladungen rechtzeitig verschicken
Zu den ersten Punkten auf dem Hochzeitsplan sollte auf jeden Fall die Erstellung der Gästeliste gehören. Erst wenn ihr sicher wisst, wie viele Gäste ihr zu eurem Fest erwartet, könnt ihr mit der Suche nach der Location und der Planung des Caterings und des Unterhaltungsprogramms starten. Sobald die Gästeliste final ist und die Location gebucht, solltet ihr die Einladungen versenden, damit eure Gäste genug Zeit haben, ihr Kommen zu planen. Ich würde raten, die Einladungen mindestens 6 Monate vor der Party zu verschicken.
Die Sitzordnung: der Schlüssel für gute Gespräche
Eine gut durchdachte Sitzordnung kann massgeblich zur Stimmung der Feier beitragen. Gruppiert Gäste, die sich kennen und gut verstehen, zusammen, aber scheut euch nicht, auch neue Verbindungen zu fördern, indem ihr ähnliche Interessen berücksichtigt. Auch bei der Sitzordnung können Apps zur Hochzeitsplanung helfen. So ist es besonders einfach, bis zum letzten Tag flexibel zu planen und auch auf Änderungen, wie z. B. kurzfristige Absagen, zu reagieren.
Ein guter Tipp fürs Brautpaar ist ein zur Hochzeit passendes Gastgeschenk. Ich habe z. B. schon Hochzeiten im Hochsommer erlebt, auf denen die Gäste sich sehr über auf dem Tisch bereitgelegte Fächer gefreut haben. Auf einer Winterhochzeit erhielt jeder Gast einen kleinen Handwärmer, der dann bei der Foto-Session im Freien dankbar genutzt wurde.
Der grosse Tag ist da: Tipps für entspannte Brautpaare
Es ist so weit: Euer Hochzeitstag ist da. Spätestens jetzt ist der beste Tipp für euch als Brautpaar: Gebt das Ruder ab und relaxt! Eure Trauzeugen oder Freunde nehmen euch sicher gern die Verantwortung für die Abläufe ab und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft. Ausserdem habt ihr bei der Planung sowieso an alles gedacht – also ihr dürft ihr von nun an chillen!
Tagesablauf und Zeitmanagement
Am besten erstellt ihr mit den verantwortlichen Personen einen Zeitplan für euren Hochzeitstag. Dieser sollte alle wichtigen Ereignisse, wie Zeremonie, Empfang, Essen und Feier, einschliessen und auf keinen Fall zu eng getaktet sein. Denkt daran, dass es immer eine gewisse Zeit brauchen wird, ehe die komplette Hochzeitsgesellschaft für den nächsten Programmpunkt bereit ist. Am besten stimmt ihr diesen Plan auch mit den Dienstleistern ab und gebt ihnen eine entsprechende Kopie.
Macht euch bei der Planung immer auch direkt Gedanken zu einem Plan B. Unerwartet schlechtes Wetter, Krankheit bestimmter Gäste, Ausfälle bei den Dienstleistern – solche Dinge können das Brautpaar am Hochzeitstag schnell ins Taumeln bringen und sollten unbedingt durch eine grundsätzliche Notfallplanung abgesichert sein.
Enrom wichtig ist es, dass eure Trauzeugin resp. euer Tätschmeister für den Zeitplan verantwortlich ist und darum bemüht ist, diesen einzuhalten.
Häufige „Fehler“ und Tipps zur Vermeidung
Alle Tipps für das Brautpaar, die ihr in diesem Artikel gelesen habt, stammen aus meinen Beobachtungen und Erfahrungen – und dem Wunsch für euch, eine entspannte Hochzeit zu geniessen. Ein paar „Fehler“ sehe ich immer wieder und möchte deshalb abschliessend darauf noch einmal gesondert eingehen.
- Budget unterschätzen: Viele Paare setzen ihr Budget zu niedrig an und werden später von unerwarteten Kosten überrascht. Mein Tipp: Erstellt eine detaillierte Kostenaufstellung aller erwarteten Ausgaben und plant auch einen kleinen Puffer für unerwartete Ausgaben mit ein.
- Zu kurze Planungsdauer: Der Beginn der Planung zu nahe am Hochzeitstermin führt oft zu eingeschränkter Verfügbarkeit und höheren Kosten bei Dienstleistern. Ausserdem sorgt dies oft auch für zusätzlichen Stress für euch als Brautpaar. Beginnt mindestens 12 Monate im Voraus, um euch die besten Dienstleister zu sichern und unnötige Preiserhöhungen zu vermeiden.
- Gästebedürfnisse übersehen: Beachtet bei der Planung die Bedürfnisse eurer Gäste, um allen eine entspannte und tolle Feier zu ermöglichen. Zu viele Treppen zur Toilette können älteren Gästen z. B. schnell die Freude nehmen. Und wenn viele Kinder anwesend sind, solltet ihr vielleicht eine Spielecke haben oder eine spezielle Betreuung für Hochzeitsfeiern buchen.
- Zu viel selbst machen wollen: Wenn ihr zu viele Aufgaben selbst übernehmen wollt, kann das leicht zu einem Überwältigungsgefühl führen und eure Vorfreude auf das Fest dämpfen. Traut euch zu delegieren und holt euch an den richtigen Stellen Dienstleister zu Hilfe.
- Mangelnde Kommunikation mit Dienstleistern: Haltet eure Dienstleister unbedingt über eure Pläne auf dem Laufenden. Kommuniziert eure Erwartungen und Wünsche so konkret wie möglich, damit sie euch eine gelungene Feier ermöglichen können.
- Fehlende Flexibilität: Meine Erfahrungen als Hochzeits-DJ zeigen, dass es unabdingbar ist, auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können. Nichts ist schlimmer, als eine Hochzeit unter freiem Himmel zu planen, und dann im Regen zu stehen.
DJ Daniel: Unvergessliche Momente auf der Tanzfläche
Ihr seid noch auf der Suche nach dem richtigen Hochzeits-DJ für eure Feier? Dann hört mal in meine Promo-Mixes hinein und fordert gern eine Offerte an. Ich würde mich freuen, euren schönsten Tag musikalisch umrahmen zu dürfen und euch mit meinem Sound eine unvergessliche Party zu ermöglichen.
Natürlich lege ich nicht nur auf Hochzeiten auf. Bucht mich auch als Geburtstags-DJ in Zürich und Umgebung und lasst mich eure Party mit passender Musik zu einem Highlight werden. Auch für Firmen-Events werde ich als Event-DJ für Zürich und Umgebung gern gebucht, kontaktiert mich dazu auch vorab und teilt mir eure Wünsche mit!